Three-Way Matching: Pengertian, Cara Kerja, dan Tantangannya

Three-way matching adalah metode verifikasi akuntansi yang mencocokkan detail item, jumlah, dan harga pada purchase order, receiving report, dan invoice sebelum pembayaran diproses.

Tanpa metode ini, pengelolaan transaksi pembelian dari pemesanan hingga penagihan rawan memicu kesalahan, seperti pembayaran ganda, ketidaksesuaian data, atau risiko penipuan.

Selain membuat proses administrasi lebih rapi dan terstruktur, three-way matching juga memudahkan perusahaan dalam memeriksa kesesuaian dokumen.

Lalu, seperti apa komponen three-way matching, cara kerja, tantangan, hingga tips penerapannya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Three-Way Matching

Saat mengelola bisnis, kamu mungkin sering menghadapi masalah dokumen yang rumit, terlambat, atau salah catat akibat human error atau kelalaian. Untuk mengatasi hambatan ini, perusahaan dapat menerapkan metode three-way matching.

Three-way matching adalah proses verifikasi dalam akuntansi yang membandingkan dan mencocokkan tiga dokumen utama.

Adapun tiga dokumen utama tersebut adalah purchase order (PO), goods receipt (GR) atau laporan penerimaan barang, serta invoice (faktur) dari vendor.

Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa detail informasi mengenai harga, jenis item, dan kuantitas barang yang ditagih selaras dengan yang dipesan serta yang diterima secara fisik.

Jika terdapat perbedaan data di antara dokumen-dokumen tersebut, proses pembayaran akan ditahan hingga masalahnya diselesaikan.

Proses three-way matching juga penting untuk akuntansi perusahaan karena beberapa alasan, seperti berikut:

• Menjaga keakuratan data: Membantu tim keuangan menghindari kesalahan hitung pada harga maupun jumlah barang.
• Mengontrol pengeluaran: Memastikan perusahaan tidak melakukan pembayaran ganda dan hanya membayar barang atau jasa yang benar-benar telah diterima.
• Mencegah kecurangan: Berfungsi mendeteksi potensi manipulasi atau kecurangan dalam transaksi pembelian, baik dari pihak luar maupun internal.

Baca juga: Apa Itu Pencucian Uang? Ini Ciri-Ciri & Upaya Pencegahannya

Komponen Three-Way Matching

Sebelum pembayaran dilakukan, proses three-way matching membandingkan tiga dokumen utama untuk memastikan informasi seperti jenis barang, jumlah, dan harga sudah sesuai.

Adapun tiga komponen yang digunakan dalam proses three-way matching adalah sebagai berikut:

1. Purchase Order (PO)

Purchase order merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan untuk memesan barang kepada pihak supplier.

Di dalam dokumen ini, terdapat rincian penting, seperti jenis barang, jumlah, harga yang disepakati, hingga syarat pembayaran.

Pada proses verifikasi, PO berfungsi sebagai acuan untuk memastikan barang yang diterima dan tagihan dari supplier sesuai dengan pesanan.

2. Receiving Report

Setelah barang sampai, perusahaan akan menerbitkan receiving report atau laporan penerimaan barang sebagai bukti fisik.

Dokumen ini mencatat secara rinci jumlah barang yang masuk, kondisi fisiknya saat diterima, serta waktu kedatangannya.

Perannya dalam verifikasi sangat penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima di sudah sesuai dengan pesanan di PO sebelum kas perusahaan dicairkan ke vendor.

3. Invoice

Komponen terakhir adalah invoice atau faktur tagihan yang dikirimkan oleh pihak supplier setelah mereka mengirimkan pesanan.

Dalam proses three-way matching, dokumen faktur akan disandingkan langsung dengan PO dan receiving report.

Tujuannya agar perusahaan terhindar dari kekeliruan dan hanya membayar barang yang sudah diterima dengan jumlah dan harga yang telah disepakati.

Baca juga: Uang Giral: Kenali Ciri, Jenis, dan Proses Pembentukannya

Cara Kerja Three-Way Matching

Secara umum, proses three-way matching dilakukan dengan mencocokkan tiga dokumen utama sebelum pembayaran kepada supplier disetujui. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Menerima Invoice Pemasok

Proses dimulai saat tim keuangan atau akuntansi menerima invoice dari supplier (pemasok) sebagai tagihan atas barang atau jasa yang telah dikirim.

2. Mengakses Purchase Order (PO)

Selanjutnya, tim mengakses purchase order (PO) untuk memastikan rincian pesanan, seperti jenis barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran sesuai dengan yang telah disepakati.

3. Memeriksa Receiving Report

Tim kemudian memeriksa receiving report atau goods receipt (GR) sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Dokumen ini berisi informasi mengenai jumlah, kondisi, dan waktu penerimaan barang.

4. Mencocokkan Ketiga Dokumen

Invoice, purchase order, dan receiving report dibandingkan untuk memastikan data pada ketiganya sesuai, terutama terkait jumlah barang, harga satuan, dan total transaksi.

5. Menangani Ketidaksesuaian Data

Apabila ditemukan perbedaan data, tim akan berkoordinasi dengan supplier, bagian pembelian, atau gudang untuk melakukan klarifikasi sebelum pembayaran diproses.

6. Menyetujui Pembayaran

Setelah seluruh informasi terbukti cocok dan tidak ada selisih, tim keuangan dapat memberikan persetujuan untuk melanjutkan pembayaran kepada supplier.

Baca juga: Peran Inklusi Layanan Keuangan Digital dan Contohnya

Manfaat Three-Way Matching

Penerapan three-way matching tidak hanya membantu memverifikasi dokumen, tetapi juga memberikan berbagai manfaat bagi operasional perusahaan, di antaranya:

• Mencegah penipuan dan pembayaran ganda: Memastikan setiap invoice sesuai dengan pesanan dan barang yang diterima sebelum pembayaran dilakukan.
• Meningkatkan akurasi laporan keuangan: Membantu menjaga ketepatan pencatatan transaksi sehingga laporan keuangan lebih akurat.
• Menciptakan jejak audit yang jelas: Menyediakan dokumentasi transaksi yang lengkap dan mudah ditelusuri saat proses audit.
• Memperkuat hubungan dengan vendor: Mendukung proses pembayaran yang lebih transparan dan tepat waktu setelah seluruh dokumen terverifikasi.

Tantangan Three-Way Matching

Meskipun memberikan banyak manfaat, penerapan three-way matching juga memiliki beberapa tantangan yang perlu diperhatikan, sebagai berikut:

1. Membutuhkan Waktu Lama

Proses verifikasi dokumen ini bisa memakan waktu cukup panjang, terutama jika volume transaksi pembelian di perusahaan sangat tinggi.

Akibatnya, proses pencairan dana ke pihak ketiga dapat melambat dan berpotensi memengaruhi kelancaran arus kas.

2. Risiko Kelalaian Manusia (Human Error)

Kesalahan pencatatan informasi pada faktur, pesanan pembelian, atau laporan penerimaan barang masih sering terjadi akibat kelalaian manusia.

Ketika data antardokumen tidak cocok, tim keuangan harus meluangkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan penelusuran serta koreksi.

3. Tidak Semua Vendor Menerapkan Proses yang Sama

Tidak semua vendor memiliki standar operasional yang sama atau bersedia mengikuti alur pencocokan ini karena dianggap memperpanjang proses pembayaran.

Perbedaan sudut pandang ini berisiko memengaruhi hubungan bisnis dan berpotensi memperlambat proses administrasi jika koordinasinya tidak berjalan dengan baik.

Baca juga: Down Payment: Pengertian, Cara Kerja, dan Keuntungannya

4. Tidak Cocok untuk Semua Transaksi

Pada transaksi dengan nilai kecil atau pembelian dalam jumlah sedikit, proses three-way matching bisa kurang efisien karena memerlukan tahapan verifikasi yang cukup panjang.

5. Ketergantungan pada Sistem Teknologi

Implementasi proses pencocokan yang cepat dan akurat membutuhkan dukungan infrastruktur teknologi informasi memadai.

Bagi perusahaan yang sistemnya belum terintegrasi, hal ini menjadi tantangan tersendiri karena memerlukan investasi tambahan untuk perangkat lunak serta pelatihan karyawan.

Tips Penerapan Three-Way Matching secara Efektif

Agar proses verifikasi berjalan optimal dan tidak menghambat operasional, berikut adalah beberapa tips yang bisa diterapkan oleh perusahaan:

• Gunakan sistem terintegrasi: Manfaatkan sistem otomatisasi untuk mempercepat pencocokan dokumen dan mengurangi kesalahan manusia.
• Pastikan data selalu akurat: Pastikan data pada PO, faktur, dan penerimaan barang sudah konsisten sejak awal agar verifikasi berjalan lancar.
• Terapkan kontrol internal yang baik: Terapkan pengawasan yang jelas sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk mencegah kesalahan dan kecurangan.
• Adakan pelatihan karyawan: Edukasi staf yang terlibat secara berkala agar mereka memahami prosedur teknis dan meningkatkan efisiensi pekerjaan.
• Evaluasi rutin: Pantau jalannya sistem secara berkala untuk mengatasi hambatan dan meningkatkan efisiensi kerja.

Kesimpulannya, three-way matching adalah pilar penting dalam akuntansi untuk meminimalkan risiko kerugian akibat kesalahan penagihan kepada supplier.

Meskipun demikian, ketepatan administratif ini harus diimbangi dengan manajemen arus kas yang fleksibel agar operasional tetap berjalan lancar saat tagihan jatuh tempo.

Jika bisnis kamu membutuhkan suntikan dana cepat untuk melunasi kewajiban vendor yang sudah diverifikasi atau keperluan lainnya, layanan Gadai BPKB Pegadaian hadir sebagai solusi pembiayaan yang tepat.

Pembiayaan dari Pegadaian ini menawarkan sistem angsuran bulanan yang kompetitif serta plafon pinjaman fleksibel sesuai kebutuhan bisnis kamu.

Persyaratannya cukup mudah, yaitu pemilik usaha yang sudah berjalan minimal 1 tahun, memiliki KTP, serta jaminan berupa BPKB kendaraan.

Kamu bisa melakukan transaksi dan pengajuan secara langsung dengan mengunjungi kantor cabang Pegadaian terdekat.

Petugas akan melakukan verifikasi dan survei usaha. Apabila pengajuan disetujui, dana dapat segera dicairkan dan diserahkan melalui transfer atau secara tunai.

Jadi, jangan ragu untuk mengajukan pinjaman ke Pegadaian apabila membutuhkan dana pengembangan usaha!

Baca juga: Uang Elektronik: Ini Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya