Stock Opname: Manfaat, Prosedur, dan Cara Menghitungnya

Salah satu proses penting yang membantu perusahaan memastikan jumlah stok barang di gudang sesuai dengan data yang tercatat dalam sistem adalah stock opname.

Pemeriksaan secara berkala membuat kamu bisa mengetahui kondisi persediaan secara akurat sekaligus mencegah berbagai risiko yang dapat mengganggu kelancaran operasional bisnis.

Bagi bisnis berskala kecil maupun besar, stock opname bukan hanya sekadar menghitung jumlah barang. Proses ini juga menjadi dasar untuk mengambil keputusan terkait pembelian stok, pengelolaan gudang, hingga penyusunan laporan keuangan agar lebih akurat.

Ingin tahu bagaimana stock opname dilaksanakan hingga cara menghitungnya? Mari simak pembahasan di bawah ini.

Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah kegiatan menghitung dan memeriksa stok barang secara fisik di gudang, kemudian mencocokkannya dengan data yang tercatat dalam sistem perusahaan.

Proses stock opname mencakup pemeriksaan langsung, penataan barang, penentuan posisi sesuai arus keluar-masuk barang, hingga penyesuaian catatan akuntansi dengan kondisi sebenarnya.

Melalui stock opname yang dilakukan secara rutin, perusahaan dapat memastikan seluruh data persediaan tetap akurat.

Selain itu, kegiatan stock opname juga membantu menemukan cara penyimpanan yang lebih efektif agar kualitas barang tetap terjaga dan proses distribusi menjadi lebih efisien.

Stock opname juga berfungsi untuk mengurangi risiko kesalahan pencatatan akibat human error sehingga laporan persediaan dan transaksi akan lebih dapat dipercaya sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis.

Kapan Sebaiknya Stock Opname Perlu Dilakukan?

Stock opname adalah aktivitas yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Umumnya, perusahaan melaksanakan stock opname setiap satu bulan, tiga bulan, enam bulan, atau pada akhir tahun untuk menyesuaikan data persediaan dengan laporan keuangan.

Frekuensi pelaksanaan juga dipengaruhi oleh jenis usaha yang dijalankan sehingga setiap usaha memiliki waktu yang berbeda.

Misalnya, perusahaan makanan biasanya melakukan stock opname lebih sering karena harus memastikan kualitas bahan baku dan produk tetap layak digunakan.

Sebaliknya, perusahaan yang bergerak di bidang material bangunan dapat melakukannya dalam periode yang lebih panjang.

Selain jenis usaha, tingginya permintaan terhadap suatu produk juga menjadi pertimbangan agar stok tidak sampai habis saat dibutuhkan pelanggan.

Baca juga: Manajemen Bisnis: Ini Fungsi, Tujuan, Komponen, & Contohnya

Tujuan Stock Opname

Stock opname memiliki beberapa tujuan penting yang mendukung kelancaran operasional perusahaan. Berikut beberapa di antaranya.

1. Mencegah Kerugian Akibat Selisih Persediaan

Pengecekan stok secara rutin membantu perusahaan menemukan barang yang hilang, rusak, atau sudah tidak layak pakai. Dengan begitu, tindakan perbaikan dapat dilakukan lebih cepat sebelum kerugian semakin besar.

2. Mengevaluasi Sistem Pengelolaan Gudang

Hasil stock opname dapat digunakan untuk menilai apakah sistem penyimpanan dan pengendalian stok sudah berjalan efektif. Jika saat stock opname masih ditemukan banyak selisih, perusahaan dapat memperbaiki prosedur kerja yang ada.

3. Memastikan Data Persediaan Tetap Akurat

Perbedaan antara stok fisik dan data sistem dapat terjadi akibat kesalahan pencatatan atau transaksi yang belum tercatat. Melalui stock opname, perusahaan dapat mengetahui penyebabnya dan memperbarui data agar lebih akurat.

Prosedur Stock Opname Barang

Stock opname umumnya dilakukan melalui beberapa tahapan berikut agar proses penghitungan berjalan tertib dan hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.

1. Tahap Awal

Pada tahap ini, petugas gudang merapikan barang sesuai kategori yang telah ditentukan, lalu menyiapkan tag atau stiker sebagai penanda barang yang sudah dihitung maupun barang yang tidak termasuk dalam proses stock opname.

Selain itu, pemasangan barcode atau barcode scanner biasanya dilakukan agar proses penghitungan menjadi lebih cepat dan kesalahan dalam identifikasi barang dapat diminimalkan.

2. Tahap Persiapan

Sebelum penghitungan dimulai, seluruh tim akan mengikuti briefing mengenai pembagian tugas masing-masing.

Selanjutnya, semua mutasi barang harus sudah dicatat hingga jam operasional terakhir sebelum stock opname dilakukan.

Setelah jam operasional berakhir, aktivitas keluar-masuk barang biasanya dihentikan sementara. Langkah ini bertujuan menjaga keakuratan hasil penghitungan.

3. Tahap Inti (Stock Opname)

Tahap inti merupakan proses penghitungan stok secara langsung di gudang. Beberapa langkah yang dilakukan meliputi:

• Memastikan seluruh transaksi sudah masuk ke dalam sistem.
• Menyiapkan laporan transaksi untuk tim accounting.
• Menghitung stok sesuai kategori barang.
• Memberikan tag pada barang yang telah diperiksa.
• Memasukkan hasil penghitungan ke dalam sistem pencatatan persediaan untuk dibandingkan dengan data sistem.
• Melakukan pengecekan ulang apabila ditemukan selisih jumlah barang.

4. Tahap Penyelesaian

Setelah seluruh proses selesai, hasil stock opname diserahkan kepada bagian accounting untuk dilakukan penyesuaian data. Perusahaan kemudian membuat berita acara sebagai bukti bahwa kegiatan stock opname telah selesai dilaksanakan.

Baca juga: Appraisal: Pahami Fungsi, Jenis, dan Faktor Penentunya

Manfaat Stock Opname

Manfaat besar stock opname adalah menjaga kualitas pengelolaan persediaan sehingga perusahaan dapat mengetahui kondisi stok secara nyata.

Selain itu, stock opname membantu memantau ketersediaan bahan baku, barang setengah jadi, maupun produk jadi.

Dengan data yang akurat, perusahaan dapat menghindari kekurangan stok yang berpotensi menghambat proses produksi maupun penjualan.

Manfaat lain stock opname adalah meningkatkan efisiensi operasional karena keputusan pembelian barang menjadi lebih tepat.

Perusahaan juga lebih mudah menyusun strategi pengadaan berdasarkan kebutuhan yang sebenarnya.

Cara Menghitung Persediaan

Ada dua metode pencatatan persediaan yang paling sering digunakan oleh perusahaan. Masing-masing memiliki karakteristik yang disesuaikan dengan sistem pencatatan perusahaan. Berikut penjelasannya:

1. Metode Periodik

Metode periodik dilakukan dengan menghitung biaya persediaan pada akhir periode tanpa mencatat harga pokok penjualan secara langsung.

Dengan menggunakan metode periodik, perusahaan perlu menghitung kembali harga pokok penjualan pada setiap akhir bulan untuk mengetahui laba atau rugi.

2. Metode Perpetual

Metode perpetual mencatat setiap transaksi persediaan secara langsung. Dengan sistem ini, jumlah stok dan harga pokok penjualan selalu diperbarui sehingga perusahaan tidak perlu melakukan perhitungan ulang pada akhir periode.

Namun, stock opname tetap perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan kesesuaian stok fisik dengan data dalam sistem.

Itulah pembahasan mengenai stock opname yang dapat menjadi acuan untuk mengelola usahamu. Data stock opname yang akurat akan membantu perusahaan menentukan kapan harus menambah persediaan agar operasional tetap berjalan lancar.

Namun, ketika kebutuhan pengadaan barang meningkat secara tiba-tiba, ketersediaan modal sering kali menjadi tantangan yang harus segera diatasi.

Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah memanfaatkan Gadai BPKB di Pegadaian, layanan pinjaman modal usaha dengan jaminan BPKB kendaraan bermotor.

Gadai BPKB Pegadaian dirancang untuk membantu pelaku usaha memperoleh tambahan dana dengan proses yang praktis, pilihan tenor yang beragam, serta skema pembayaran yang fleksibel sesuai dengan kemampuan.

Tenang saja, selama masa pinjaman, kendaraan tetap bisa digunakan untuk mendukung aktivitas usaha maupun berbagai kebutuhan personal.

Persyaratan umum Gadai BPKB adalah WNI yang memiliki e-KTP dan NPWP, berusia minimal 21 tahun atau sudah menikah, maksimal 75 tahun, serta berdomisili tetap.

Untuk mengajukan pinjaman melalui Gadai BPKB, kamu perlu memiliki usaha yang tidak dilarang pemerintah, lokasi usaha maksimal 15 km atau sekitar 1 jam perjalanan dari outlet Pegadaian, serta telah berjalan minimal 1 tahun.

Pengajuan pinjaman dapat dilakukan melalui Tring! by Pegadaian atau langsung di kantor cabang Pegadaian terdekat.

Melalui pengelolaan persediaan yang baik dan dukungan pembiayaan dari Gadai BPKB Pegadaian, kamu dapat menjaga kelancaran operasional bisnis sekaligus memanfaatkan peluang pertumbuhan usaha secara lebih optimal.

Baca juga: Proses Bisnis: Pengertian, Fungsi, Tahapan, dan Contohnya