Purchasing: Definisi, Proses Kerja, Tugas, dan Tantangannya

Purchasing adalah salah satu fungsi penting dalam proses bisnis yang berperan dalam memastikan ketersediaan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tanpa proses pembelian yang terencana dengan baik, aktivitas produksi, distribusi, hingga pelayanan kepada pelanggan dapat terganggu dan berdampak pada keuntungan bisnis.

Oleh karena itu, purchasing menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari strategi bisnis yang berkelanjutan. Mari pahami lebih lanjut melalui pembahasan dalam artikel ini.

Pengertian Purchasing

Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk menunjang kegiatan operasional sehari-hari.

Kegiatan ini mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi harga, hingga penerimaan barang dan evaluasi kualitasnya.

Menurut Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), purchasing adalah bagian dari procurement yang lebih berfokus pada aktivitas transaksi pembelian.

Sementara itu, procurement memiliki cakupan yang lebih luas karena melibatkan strategi pengadaan, pengelolaan risiko, serta hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Dalam dunia bisnis modern, purchasing adalah fungsi yang berpengaruh langsung terhadap efisiensi biaya perusahaan.

Keputusan pembelian yang tepat dapat membantu perusahaan memperoleh bahan baku berkualitas dengan harga yang kompetitif.

Selain itu, purchasing juga berperan dalam menjaga ketersediaan stok agar proses operasional dapat berjalan lancar.

Kesalahan dalam pengadaan barang dapat menyebabkan keterlambatan produksi hingga kehilangan peluang bisnis.

Seorang staf purchasing yang kompeten biasanya memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik, mampu membangun hubungan dengan pemasok (supplier), serta memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi tepat waktu.

Kemampuan tersebut membantu perusahaan mengurangi risiko keterlambatan dan pembengkakan biaya.

Dengan kata lain, purchasing merupakan salah satu faktor yang menentukan keberhasilan operasional perusahaan dalam jangka panjang.

Baca juga: Risiko Operasional: Pahami Penyebab, Contoh, & Manajemennya

Jenis-Jenis Purchasing

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan pembelian yang berbeda-beda. Oleh karena itu, purchasing dalam praktiknya dibagi menjadi beberapa jenis berikut:

• Pembelian Strategis (Strategic Purchasing): Pembelian ini berkaitan dengan kebutuhan yang berdampak besar bagi bisnis. Biasanya melibatkan kontrak jangka panjang dan hubungan yang erat dengan pemasok utama.
• Pembelian Darurat (Emergency Purchasing): Jenis pembelian ini dilakukan ketika perusahaan membutuhkan barang atau jasa secara mendesak untuk mengatasi situasi tertentu.
• Pembelian Rutin (Routine Purchasing): Pembelian rutin dilakukan secara berkala untuk memenuhi kebutuhan operasional yang terus-menerus.
• Pembelian Penggantian (Replacement Purchasing): Dilakukan untuk mengganti aset, peralatan, atau barang yang sudah rusak, usang, atau tidak lagi efisien digunakan.
• Pembelian Global (Global Purchasing): Perusahaan membeli barang atau jasa dari pemasok luar negeri untuk mendapatkan harga atau kualitas yang lebih kompetitif.
• Pembelian Proyek (Project Purchasing): Jenis pembelian yang dilakukan khusus untuk mendukung kebutuhan proyek tertentu dengan jangka waktu terbatas.
• Pembelian Kolaboratif (Collaborative Purchasing): Beberapa divisi atau organisasi melakukan pembelian bersama untuk memperoleh harga yang lebih ekonomis.
• Pembelian Impulsif (Impulse Purchasing): Pembelian tanpa perencanaan sebelumnya karena adanya peluang atau penawaran yang menguntungkan.

Proses Kerja Purchasing

Purchasing adalah proses yang membutuhkan tahapan sistematis agar hasilnya optimal. Berikut adalah alur kerja yang umumnya dilakukan:

1. Menyusun Rencana Pembelian

Tahap pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan. Pada tahap ini, tim purchasing berkoordinasi dengan berbagai divisi untuk menentukan jumlah, spesifikasi, kualitas, dan anggaran.

2. Memilih Vendor yang Dapat Diandalkan

Setelah kebutuhan ditentukan, perusahaan mulai mencari vendor yang memiliki reputasi baik, kualitas produk yang sesuai, serta kemampuan pengiriman yang dapat diandalkan.

3. Melakukan Penawaran

Tim purchasing mengirimkan permintaan penawaran kepada beberapa vendor untuk memperoleh informasi harga, syarat pembayaran, dan ketentuan pengiriman.

4. Negosiasi

Tahap ini bertujuan untuk mendapatkan harga dan syarat kerja sama terbaik tanpa mengurangi kualitas barang atau jasa yang dibutuhkan.

Tugas Divisi Purchasing

Berikut adalah beberapa tugas utama staf purchasing yang harus dilakukan agar operasional perusahaan berjalan lancar:

• Menyusun daftar kebutuhan barang dan jasa.
• Membuat kategori pembelian berdasarkan kebutuhan bisnis.
• Menyusun daftar vendor potensial.
• Menghubungi supplier untuk memperoleh penawaran.
• Menganalisis total cost of ownership.
• Memilih vendor yang memberikan nilai terbaik.
• Melakukan negosiasi harga dan kontrak.
• Membuat Purchase Order (PO).
• Melakukan pengecekan kualitas barang.
• Menyimpan dokumen pengadaan.
• Berkoordinasi dengan gudang terkait penyimpanan barang dan tim keuangan terkait pembayaran.

Baca juga: Supply Chain: Definisi, Sistem, Komponen, hingga Contohnya

Keahlian yang Dibutuhkan oleh Tim Purchasing

Untuk menjadi tim purchasing yang baik, berikut beberapa kemampuan kerja yang perlu dimiliki:

• Kemampuan Problem Solving: Masalah seperti keterlambatan pengiriman atau perubahan harga dapat terjadi kapan saja. Maka dari itu, kemampuan untuk menyelesaikan masalah menjadi sangat penting.
• Memahami Mekanisme Pembelian: Staf purchasing harus memahami seluruh prosedur pembelian agar proses pengadaan berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Negosiasi: Kemampuan negosiasi membantu perusahaan memperoleh harga terbaik sekaligus menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
• Memahami Dokumen Kontrak: Pemahaman terhadap isi kontrak penting untuk menghindari kesalahan yang dapat merugikan perusahaan di kemudian hari.

Tantangan dalam Purchasing

Beberapa tantangan yang sering dihadapi departemen purchasing dalam menjalani pekerjaannya adalah:

• Tuntutan efisiensi biaya yang semakin tinggi.
• Risiko kualitas barang yang tidak konsisten.
• Keterlambatan pengiriman dari pemasok.
• Fluktuasi harga bahan baku di pasar.
• Ketergantungan terhadap satu pemasok.
• Risiko gangguan pada rantai pasok akibat faktor eksternal.

Berdasarkan penjelasan di atas, purchasing merupakan fungsi penting yang mendukung kelancaran operasional dan profitabilitas perusahaan.

Namun, peluang untuk mendapatkan stok dengan harga terbaik sering kali membutuhkan dukungan modal yang cepat.

Ketika kebutuhan dana mendesak muncul, solusi pembiayaan yang tepat dapat membantu bisnis tetap berjalan tanpa hambatan.

Bagi pelaku usaha yang membutuhkan tambahan modal untuk mendukung aktivitas purchasing, Gadai BPKB Pegadaian dapat menjadi pilihan yang tepat.

Pembiayaan ini menawarkan pinjaman modal usaha dengan jaminan BPKB kendaraan bermotor, sehingga membantu memenuhi kebutuhan dana dengan lebih cepat.

Salah satu keunggulan utama yang ditawarkan Gadai BPKB Pegadaian adalah kendaraan tetap dapat digunakan untuk mendukung aktivitas usaha sehari-hari selama masa kredit.

Dengan demikian, operasional bisnis tetap berjalan meskipun BPKB kendaraan yang dimiliki dijadikan sebagai jaminan.

Selain itu, Gadai BPKB Pegadaian menyediakan skema pembayaran yang fleksibel dengan pilihan tenor yang beragam. Hal ini memudahkan pelaku usaha menyesuaikan cicilan dengan kemampuan finansial dan arus kas bisnis.

Untuk mengajukan pinjaman, calon nasabah harus berusia minimal 21 tahun atau sudah menikah, memiliki usaha yang legal dan telah berjalan minimal 1 tahun, serta memenuhi persyaratan administrasi yang berlaku.

Proses pengajuannya juga cukup mudah. Dimulai dari pengajuan pinjaman, survei usaha oleh petugas, penentuan nilai pinjaman berdasarkan hasil survei dan taksiran kendaraan, hingga pencairan dana kepada nasabah.

Pengajuannya dapat dilakukan di kantor cabang Pegadaian terdekat. Jadi, siapkan persyaratannya sekarang dan dapatkan modal pengembangan usaha melalui Gadai BPKB Pegadaian.

Baca juga: 5 Cara Negosiasi dengan Pelanggan yang Efektif