Inventory Control: Tugas, Metode, dan Manfaatnya bagi Bisnis

Persediaan barang yang tertata dengan baik menjadi salah satu kunci agar operasional bisnis berjalan lancar.

Stok yang terlalu banyak dapat meningkatkan biaya penyimpanan, sedangkan stok yang terlalu sedikit berisiko membuat pelanggan kecewa karena barang tidak tersedia.

Oleh karena itu, pengelolaan persediaan harus dilakukan secara tepat untuk mendukung efisiensi dalam bisnis sekaligus menjaga kelancaran aktivitas usaha.

Nah, bagi kamu yang ingin memahami cara mengelola stok secara efektif, simak pembahasan inventory control berikut!

Apa Itu Inventory Control?

Inventory control adalah proses mengatur, memantau, dan menjaga persediaan barang agar jumlahnya sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis.

Persediaan tersebut meliputi bahan baku, barang dalam proses produksi, perlengkapan operasional, dan barang jadi yang siap dijual.

Melalui inventory control, bisnis dapat mengetahui jumlah stok yang tersedia, lokasi penyimpanan barang, kecepatan perputaran persediaan, serta waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang.

Proses inventory control didukung oleh pencatatan rutin, pemeriksaan fisik, penggunaan kode barang, serta sistem digital agar data persediaan tetap akurat.

Fungsi Inventory Control

Inventory control membantu bisnis menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan kebutuhan operasional. Berikut adalah fungsi inventory control yang penting bagi kegiatan bisnis:

1. Mengontrol Jumlah Persediaan

Fungsi utama inventory control adalah memastikan jumlah stok tetap berada pada tingkat yang ideal. Dengan begitu, bisnis dapat menghindari kelebihan maupun kekurangan persediaan yang sama-sama berpotensi menimbulkan kerugian.

2. Mempermudah Proses Pencatatan Barang

Inventory control membantu memastikan seluruh data barang masuk, barang keluar, dan sisa stok tercatat dengan rapi. Pencatatan yang baik membuat proses pengecekan lebih cepat dan meminimalkan kesalahan administrasi.

3. Mendukung Perencanaan Pembelian

Data persediaan yang akurat membantu perusahaan menentukan kapan harus melakukan pembelian kembali. Hal ini membuat proses pengadaan barang menjadi lebih efisien dan sesuai dengan kebutuhan.

4. Mengurangi Risiko Kehilangan Barang

Melalui pengawasan stok yang rutin, perusahaan dapat lebih mudah mendeteksi selisih persediaan atau kehilangan barang sehingga masalah dapat segera ditangani.

5. Menjaga Kelancaran Operasional

Ketersediaan stok yang cukup memastikan proses produksi maupun penjualan tidak terganggu. Dengan demikian, bisnis dapat terus memenuhi permintaan pelanggan tanpa hambatan.

Baca juga: Metode Perpetual: Macam-Macam, Keunggulan, & Kelemahannya

Metode Inventory Control

Setiap bisnis dapat menerapkan metode inventory control yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik usahanya. Berikut beberapa metode yang paling sering digunakan:

1. FIFO (First In, First Out)

Metode FIFO menerapkan prinsip bahwa barang yang pertama masuk harus menjadi barang yang pertama keluar. Cara ini banyak digunakan pada produk makanan, minuman, obat-obatan, dan barang yang memiliki masa kedaluwarsa.

2. LIFO (Last In, First Out)

LIFO adalah metode yang mengeluarkan barang terakhir yang masuk terlebih dahulu. Walaupun tidak selalu digunakan dalam semua jenis bisnis, metode ini masih diterapkan dalam kondisi tertentu sesuai kebutuhan perusahaan.

3. FEFO (First Expired, First Out)

Metode FEFO memprioritaskan barang yang memiliki masa kedaluwarsa paling dekat untuk dijual atau digunakan terlebih dahulu. Cara ini efektif untuk mengurangi risiko produk kedaluwarsa.

4. ABC Analysis

Metode ABC mengelompokkan barang berdasarkan nilai dan tingkat kepentingannya. Barang kategori A memiliki nilai tinggi dan memerlukan pengawasan yang lebih ketat, sedangkan kategori B dan C memiliki tingkat prioritas yang lebih rendah.

5. Just in Time (JIT)

Metode Just in Time bertujuan menjaga jumlah stok seminimal mungkin dengan melakukan pengadaan barang saat benar-benar dibutuhkan. Cara ini dapat mengurangi biaya penyimpanan, tetapi membutuhkan perencanaan yang matang.

Baca juga: Lead Time: Komponen, Pentingnya, Dampak, & Cara Hitungnya

Tugas Inventory Control Staff

Inventory control tidak dapat berjalan maksimal tanpa peran staf yang bertanggung jawab mengelola persediaan. Mereka memastikan seluruh proses pengendalian stok dilakukan dengan akurat. Adapun tugas inventory control staff meliputi:

1. Memantau Stok Barang

Staf inventory control bertugas mengecek jumlah persediaan secara berkala agar data fisik sesuai dengan data di sistem.

2. Melakukan Stock Opname

Stock opname dilakukan untuk mencocokkan jumlah barang yang tercatat dengan kondisi sebenarnya di gudang. Kegiatan ini membantu mengidentifikasi selisih stok apabila terdapat perbedaan data.

3. Membuat Laporan Persediaan

Laporan stok menjadi dasar bagi manajemen dalam mengambil keputusan terkait pembelian maupun distribusi barang. Oleh karena itu, laporan harus dibuat secara akurat dan tepat waktu.

4. Mengatur Proses Penerimaan dan Pengeluaran Barang

Inventory control staff memastikan setiap barang yang masuk maupun keluar telah melalui prosedur yang benar sehingga pencatatan stok tetap sesuai.

5. Berkoordinasi dengan Berbagai Divisi

Staf inventory control juga bekerja sama dengan bagian pembelian, gudang, produksi, hingga penjualan agar kebutuhan persediaan selalu terpenuhi.

Manfaat Inventory Control

Penerapan inventory control yang baik dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Berikut beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penerapannya dalam bisnis:

• Mengurangi Biaya Penyimpanan: Jumlah stok yang terkendali membuat perusahaan tidak perlu menyimpan barang secara berlebihan, sehingga biaya gudang dapat ditekan.
• Meminimalkan Risiko Kehabisan Stok: Monitoring rutin membantu perusahaan mengetahui kapan harus melakukan pemesanan ulang agar kebutuhan pelanggan tetap terpenuhi.
• Meningkatkan Akurasi Data Persediaan: Data stok yang akurat memudahkan proses audit, pelaporan, dan pengambilan keputusan bisnis.
• Mengurangi Potensi Kerugian: Inventory control membantu menekan risiko barang rusak, kedaluwarsa, maupun hilang karena seluruh pergerakan stok dipantau secara berkala.
• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Ketersediaan barang yang stabil membuat pelanggan lebih mudah mendapatkan produk yang dibutuhkan sehingga kualitas layanan bisnis ikut meningkat.

Penerapan sistem inventory control yang disiplin dapat memberikan data yang akurat mengenai waktu ideal untuk pemesanan ulang barang.

Saat hasil analisis gudang menunjukkan bahwa stok barang perlu segera ditambah dalam jumlah besar, ketersediaan anggaran belanja tidak boleh menjadi hambatan operasional.

Tenang Aja, kebutuhan tambahan dana produktif tersebut dapat diusahakan melalui KUR Syariah dari Pegadaian.

KUR Syariah Pegadaian dijalankan sesuai dengan fatwa Dewan Syariah Nasional Majelis Ulama Indonesia (DSN-MUI) serta menerapkan prinsip syariah.

Selain itu, proses pencairannya juga cepat sehingga dapat membantu pelaku usaha memenuhi kebutuhan modal kerja maupun pengembangan bisnis secara tepat waktu.

Pengajuan KUR Syariah dapat dilakukan dengan mudah dengan datang ke kantor cabang Pegadaian terdekat. Petugas akan membantumu mendapatkan informasi dan pembiayaan yang sesuai dengan kebutuhan usahamu.

Baca juga: Jenis-Jenis Lembaga Pembiayaan di Indonesia dan Fungsinya