Apa Itu Reimburse? Ini Jenis, Fungsi, dan Cara Mengajukannya

Reimburse adalah sistem penggantian dana yang dilakukan perusahaan kepada karyawan setelah menggunakan uang pribadi untuk kebutuhan kerja.

Situasi ini cukup sering terjadi, mulai dari biaya perjalanan dinas, pembelian perlengkapan kantor, macam-macam ATK, hingga kebutuhan operasional yang berkaitan dengan pekerjaan.

Meski umum dilakukan, proses pengajuan reimburse tetap perlu mengikuti aturan agar klaim bisa diproses dengan lancar.

Supaya tidak bingung, simak jenis, fungsi, dan cara mengajukan reimbursement dengan benar di artikel ini.

Apa Itu Reimburse?

Reimburse adalah proses penggantian uang dari perusahaan kepada karyawan atas biaya yang sebelumnya dikeluarkan untuk kepentingan pekerjaan atau operasional bisnis.

Pengajuan ini biasanya berlaku untuk kebutuhan seperti transportasi, makan, penginapan, atau keperluan lainnya, selama sesuai kebijakan perusahaan dan dilengkapi bukti pembayaran yang valid.

Bagi karyawan, reimbursement membantu agar pengeluaran kerja tidak menjadi beban pribadi.

Sementara bagi perusahaan, sistem ini memudahkan pencatatan biaya sekaligus menjaga transparansi keuangan agar pengeluaran bisnis lebih terkontrol.

Hal-Hal yang Dapat Diklaim untuk Reimburse

Tidak semua pengeluaran pribadi bisa diajukan untuk reimbursement. Biasanya, perusahaan hanya mengganti biaya yang berkaitan dengan pekerjaan.
Pengajuan reimburse juga perlu dilengkapi bukti pembayaran yang valid. Berikut beberapa jenis biaya yang paling sering diklaim karyawan:

1. Biaya Transportasi

Biaya transportasi menjadi salah satu pengeluaran yang paling sering diajukan untuk reimburse. Jenisnya bisa berupa bensin, tol, parkir, taksi, hingga transportasi online yang digunakan untuk keperluan kerja atau menemui klien.

2. Biaya Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas juga termasuk pengeluaran yang dapat diklaim perusahaan. Biaya ini biasanya mencakup tiket transportasi, penginapan, makan selama perjalanan, hingga kebutuhan administrasi lain yang muncul saat menjalankan tugas kerja.

Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Pendanaan Startup dan Tahapannya

3. Pembelian Perlengkapan Kerja

Dalam kondisi tertentu, karyawan perlu menggunakan uang pribadi untuk membeli perlengkapan kerja, seperti alat tulis, kabel data, atau kebutuhan operasional lainnya.

Selama berkaitan dengan pekerjaan dan sesuai kebijakan perusahaan, biaya tersebut umumnya bisa diajukan untuk reimbursement.

4. Keperluan Operasional dan Proyek

Beberapa pekerjaan atau proyek terkadang membutuhkan pengeluaran mendadak, misalnya menyewa tempat rapat, membeli alat pendukung bisnis, atau memenuhi kebutuhan proyek lainnya.

Jika pencatatan transaksi dan tujuannya dilakukan secara jelas serta terperinci, reimbursement tersebut biasanya dapat diklaim.

5. Biaya Kesehatan

Selain kebutuhan operasional, beberapa perusahaan juga menyediakan reimbursement untuk biaya kesehatan.

Bentuknya bisa berupa penggantian biaya kacamata, perawatan gigi, obat resep dokter, hingga biaya kesehatan lain yang sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Jenis-Jenis Reimburse

Secara umum, reimburse dibagi ke dalam beberapa jenis sesuai kebutuhan dan bidangnya. Adapun beberapa jenis reimburse adalah sebagai berikut:

1. Reimburse Pajak

Reimburse pajak dilakukan ketika karyawan membayar pajak penghasilan secara mandiri, padahal perusahaan juga melakukan pemotongan pajak dari gaji.

Dalam kondisi ini, karyawan dapat mengajukan penggantian dana dengan melampirkan dokumen seperti SPT sebagai syarat pencairan reimbursement.

2. Reimburse Asuransi

Jenis reimburse ini umum digunakan dalam asuransi kesehatan, dengan jumlah penggantian tetap mengikuti batas pertanggungan asuransi.

Biasanya, pemegang polis harus membayar biaya pengobatan dengan uang pribadi terlebih dahulu, lalu mengajukan klaim penggantian ke perusahaan asuransi sesuai ketentuan polis.

Biaya yang dapat ditanggung umumnya meliputi rawat inap, rawat jalan, obat-obatan, kunjungan dokter, hingga tindakan operasi.

3. Reimburse Hukum

Reimburse hukum berkaitan dengan penggantian biaya atau waktu yang dikeluarkan selama proses hukum maupun negosiasi bisnis dan diberikan sesuai kebijakan perusahaan.

Misalnya, biaya yang digunakan karyawan untuk menyelesaikan persoalan hukum perusahaan atau pengeluaran saat melakukan peninjauan dan perubahan dokumen perjanjian.

Baca juga: Working Capital: Tujuan, Jenis, Hingga Cara Hitungnya

Fungsi Reimburse

Sistem reimburse tidak hanya memudahkan karyawan, tetapi juga membantu perusahaan dalam mengelola pengeluaran. Berikut ini beberapa fungsi dari reimburse:

• Menjaga operasional berjalan lancar: Karyawan bisa langsung menggunakan dana pribadi untuk kebutuhan mendesak tanpa harus menunggu proses persetujuan panjang.
• Membantu pencatatan pengeluaran lebih rapi: Setiap klaim reimburse disertai bukti transaksi sehingga perusahaan lebih mudah memantau dan memverifikasi pengeluaran.
• Memberikan rasa aman bagi karyawan: Adanya reimbursement membuat karyawan tidak perlu khawatir saat harus mengeluarkan uang pribadi untuk kepentingan pekerjaan.
• Memudahkan kontrol anggaran perusahaan: Data dari pengajuan reimburse dapat digunakan perusahaan untuk melihat pola pengeluaran dan mengurangi potensi pemborosan.

Cara Mengajukan Reimburse ke Perusahaan

Agar proses reimburse berjalan lancar dan tidak ditolak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengajukan klaim ke perusahaan. Berikut cara mengajukan reimbursement yang bisa kamu ikuti:

1. Siapkan Dokumen Pendukung

Pastikan semua dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap, seperti invoice, nota, atau bukti pembayaran lainnya. Simpan juga salinan dokumen agar lebih mudah dicek kembali jika diperlukan.

2. Ajukan Reimburse Secepatnya

Sebaiknya pengajuan dilakukan sesegera mungkin setelah pengeluaran terjadi. Pasalnya, beberapa perusahaan memiliki batas waktu tertentu untuk proses reimbursement.

3. Pahami Syarat dan Prosedurnya

Setiap perusahaan biasanya memiliki aturan dan alur pengajuan reimburse yang berbeda. Oleh karena itu, penting untuk memahami syarat, prosedur, hingga sistem yang digunakan agar proses klaim tidak terkendala.

4. Periksa Kembali Nominal Penggantian

Saat dana reimburse sudah cair, jangan lupa mengecek kembali jumlah yang diterima. Jika ada kekurangan pembayaran, kamu bisa mengajukan konfirmasi kepada perusahaan.

5. Hindari Kecurangan dalam Pengajuan

Dalam proses reimburse, hindari tindakan seperti memalsukan bukti pembayaran, menaikkan nominal pengeluaran, atau mengajukan biaya pribadi sebagai kebutuhan perusahaan.

Tantangan Umum dalam Proses Reimburse

Meski terlihat mudah, proses reimburse di perusahaan sering kali mengalami beberapa kendala. Ada beberapa kendala yang cukup sering dialami, baik oleh karyawan maupun perusahaan, yaitu:

• Proses pengajuan masih rumit: Di beberapa perusahaan, reimburse masih dilakukan secara manual sehingga alur persetujuan menjadi lebih panjang dan memakan waktu.
• Bukti transaksi tidak lengkap: Struk, invoice, atau bukti pembayaran yang hilang dan kurang jelas sering membuat pengajuan reimburse tertunda atau bahkan ditolak.
• Pengeluaran sulit dipantau: Pencatatan manual membuat perusahaan lebih sulit memonitor total biaya reimburse dan melihat pola pengeluaran tiap divisi.
• Aturan reimburse kurang jelas: Perbedaan pemahaman antardivisi mengenai biaya yang bisa diklaim sering menimbulkan kebingungan dalam proses pengajuan reimburse.

Itulah penjelasan mengenai reimburse, mulai dari pengertian, jenis, fungsi, hingga cara pengajuannya. Dengan memahami proses reimburse yang benar, baik karyawan maupun perusahaan bisa mengelola pengeluaran kerja dengan lebih rapi.

Namun, dalam kondisi tertentu, kebutuhan operasional atau biaya bisnis terkadang memerlukan dana yang lebih besar.

Untuk membantu memenuhi kebutuhan tersebut, kamu bisa memanfaatkan Gadai BPKB dari Pegadaian sebagai solusi tambahan modal usaha.

Pengajuannya praktis dengan jaminan BPKB kendaraan dan cicilan tetap per bulan sehingga dapat mendukung kebutuhan pengembangan bisnis secara terukur.

Tidak perlu khawatir, kendaraan tetap bisa digunakan selama masa kredit. Proses pengajuan bisa dilakukan di kantor cabang Pegadaian terdekat.

Namun, tidak menutup kemungkinan pengajuan Gadai BPKB tersedia melalui aplikasi Tring! by Pegadaian ke depannya.

Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, dapatkan dana pengembangan usaha dengan solusi pembiayaan dari Pegadaian!

Baca juga: Capital Expenditure: Jenis, Cara Hitung, Hingga Contohnya